Preskoči na vsebino

Evidenca dejavnosti obdelave osebnih podatkov

Interna evidenca, s katero upravljavec ali obdelovalec popiše, katere osebne podatke obdeluje, za kateri namen, komu jih posreduje in kako dolgo jih hrani. Vodi se za vsako zbirko oziroma dejavnost obdelave posebej, nikamor se ne prijavlja, Informacijskemu pooblaščencu pa jo je treba predložiti na zahtevo. Obrazec sledi vzorcema, ki ju objavlja Informacijski pooblaščenec.

BrezplačnoVnos in PDF v vašem brskalnikuPo uradnem obrazcu

Kako poteka postopek

  1. 1

    Najprej popišite zbirke, šele nato izpolnjujte

    Evidenca se vodi za vsako zbirko oziroma dejavnost obdelave posebej. Zbirke ločite po namenih uporabe ali po zakonski podlagi, ki jih predpisuje — kadrovska evidenca, evidenca o izrabi delovnega časa, videonadzor, podatki strank, prijavljeni na e-novice. Isti podatek je lahko v več zbirkah.

  2. 2

    Preverite, ali ste sploh zavezani

    Kdor zaposluje 250 ali več ljudi, evidentira vse svoje dejavnosti obdelave. Manjše organizacije evidentirajo tiste obdelave, ki niso občasne ali pomenijo tveganje za pravice posameznikov ali vključujejo posebne vrste osebnih podatkov oziroma podatke o kazenskih obsodbah in prekrških (peti odstavek 30. člena Splošne uredbe). Merila veljajo enako za javni in zasebni sektor.

  3. 3

    Izpolnite ločeno za vlogo upravljavca in za vlogo obdelovalca

    Vsebina evidence je za upravljavca in za obdelovalca različna. Kdor za svoje stranke opravlja obdelave v njihovem imenu — računovodski servis, ponudnik gostovanja, kadrovska agencija — in hkrati obdeluje podatke lastnih zaposlenih, vodi oboje: evidenco kot upravljavec in evidenco kot obdelovalec.

  4. 4

    Evidenca ostane pri vas

    Izpolnjene evidence ni treba nikamor poslati ali prijaviti; Register zbirk osebnih podatkov je prenehal delovati z uveljavitvijo ZVOP-2. Hranite jo v pisni ali elektronski obliki in jo predložite Informacijskemu pooblaščencu, če jo zahteva. Ob vsaki spremembi jo posodobite.

Popolnoma brezplačno

Izpolnite, prenesite PDF ali natisnite dokument. Brez registracije in brez skritih stroškov.

Korak 1 od 7

Pregled korakov

Zavezanec

Več informacij

Vloga odloča, katere postavke se v evidenci izpišejo. Upravljavec določa namene in sredstva obdelave; obdelovalec obdeluje osebne podatke v imenu upravljavca.

Evidenco vodim kot
Zakaj je to potrebno?

Vsebino za upravljavca določa prvi odstavek 30. člena Splošne uredbe, za obdelovalca pa drugi odstavek istega člena.

Izpolnjevanje in prenos PDF potekata v brskalniku. Ob osvežitvi strani se vnosi izbrišejo.

Sprotni predogledA4 · brezplačno

Evidenca dejavnosti obdelave osebnih podatkov

1. člen — Zavezanec za vodenje evidence

Evidenco dejavnosti obdelave osebnih podatkov vodi ________________, ________________, elektronska pošta ________________, telefon ________________.

Zavezanec evidenco vodi kot ________________ osebnih podatkov.

2. člen — Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov

Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov je ________________, ________________, kontaktni podatki: ________________.

Kadar pooblaščena oseba ni imenovana, se ta člen ne izpolni.

3. člen — Skupni upravljavec in predstavnik

Skupni upravljavec: ________________.

Predstavnik upravljavca: ________________.

4. člen — Zbirka in namen obdelave

Naziv zbirke osebnih podatkov: ________________.

Namen oziroma nameni obdelave: ________________.

5. člen — Kategorije posameznikov in vrste osebnih podatkov

Osebni podatki v zbirki se nanašajo na naslednje kategorije posameznikov: ________________.

V zbirki se obdelujejo naslednje vrste osebnih podatkov: ________________.

Evidenca navaja vrste osebnih podatkov, ne pa popisa osebnih podatkov posameznih oseb.

6. člen — Kategorije uporabnikov

Osebni podatki iz zbirke so bili ali bodo razkriti naslednjim kategorijam uporabnikov: ________________.

Med uporabnike sodijo tudi pogodbeni obdelovalci, ki osebne podatke obdelujejo v imenu in za račun zavezanca.

7. člen — Prenosi v tretjo državo ali mednarodno organizacijo

Podatki o prenosih osebnih podatkov v tretjo državo ali mednarodno organizacijo: ________________.

Kadar prenos temelji na drugem pododstavku prvega odstavka 49. člena Splošne uredbe, se evidenci priloži dokumentacija o ustreznih zaščitnih ukrepih.

8. člen — Rok hrambe

Predvideni rok za izbris osebnih podatkov iz te zbirke: ________________.

Rok hrambe je omejen na najkrajše možno obdobje in traja le, dokler je hramba potrebna za dosego namena obdelave, razen če drug zakon za posamezne obdelave določa rok hrambe.

Po izpolnitvi namena obdelave se osebni podatki izbrišejo, uničijo ali anonimizirajo oziroma se izvede drug postopek, ki onemogoča identifikacijo posameznika.

9. člen — Splošen opis varnostnih ukrepov

Splošen opis tehničnih in organizacijskih varnostnih ukrepov za varovanje zbirke: ________________.

Splošen opis pomeni, da konkretnih specifikacij tehnične opreme v evidenci ni treba navajati; kadar so ukrepi urejeni v internem aktu, zadošča jasen sklic nanj.

10. člen — Oblika evidence in dostopnost nadzornemu organu

Evidenca se vodi v pisni obliki, vključno z elektronsko obliko.

Zavezanec evidenco na zahtevo da na voljo nadzornemu organu, ki je v Republiki Sloveniji Informacijski pooblaščenec.

Evidenca se ne prijavlja in ne pošilja v noben register; Register zbirk osebnih podatkov pri Informacijskem pooblaščencu je prenehal delovati z uveljavitvijo Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2).

Zavezanec evidenco posodobi ob vsaki spremembi njene vsebine.

11. člen — Kraj in datum

Kraj: ________________. Datum: ________________.

Odgovorna oseba zavezanca

Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov

Ta dokument je bil brezplačno ustvarjen na spletni strani javnipodatki.si.

Opozorila k tej listini — preberite pred uporabo
  • Evidenca se izpolni za vsako zbirko oziroma dejavnost obdelave posebej. Za naslednjo zbirko obrazec izpolnite znova.
  • Kdor zaposluje manj kot 250 ljudi, evidenco vodi le za obdelave, ki niso občasne ali pomenijo tveganje za pravice in svoboščine posameznikov ali vključujejo posebne vrste osebnih podatkov oziroma podatke o kazenskih obsodbah in prekrških (peti odstavek 30. člena Splošne uredbe). Informacijski pooblaščenec vodenje evidence priporoča tudi tistim, ki k temu niso zavezani.
  • Kontaktne podatke pooblaščene osebe za varstvo osebnih podatkov je treba v evidenco vpisati v osmih dneh od njene določitve, kontakt javno objaviti in ga sporočiti nadzornemu organu (četrti odstavek 45. člena ZVOP-2).
  • Za kršitev obveznosti iz 25. do 39. člena Splošne uredbe je za odgovorno osebo predpisana globa od 100 do 5.000 evrov (96. člen ZVOP-2); pravnim osebam se globe izrekajo v razponih iz Splošne uredbe (95. člen ZVOP-2).
  • Obrazec sledi vzorcema »Evidenca dejavnosti obdelave osebnih podatkov ZA UPRAVLJAVCE« in »... ZA OBDELOVALCE«, ki ju objavlja Informacijski pooblaščenec. Oblika vzorca ni predpisana, vsebina evidence pa izhaja iz 30. člena Splošne uredbe.

Evidenca dejavnosti obdelave osebnih podatkov

1. člen — Zavezanec za vodenje evidence

Evidenco dejavnosti obdelave osebnih podatkov vodi ________________, ________________, elektronska pošta ________________, telefon ________________.

Zavezanec evidenco vodi kot ________________ osebnih podatkov.

2. člen — Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov

Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov je ________________, ________________, kontaktni podatki: ________________.

Kadar pooblaščena oseba ni imenovana, se ta člen ne izpolni.

3. člen — Skupni upravljavec in predstavnik

Skupni upravljavec: ________________.

Predstavnik upravljavca: ________________.

4. člen — Zbirka in namen obdelave

Naziv zbirke osebnih podatkov: ________________.

Namen oziroma nameni obdelave: ________________.

5. člen — Kategorije posameznikov in vrste osebnih podatkov

Osebni podatki v zbirki se nanašajo na naslednje kategorije posameznikov: ________________.

V zbirki se obdelujejo naslednje vrste osebnih podatkov: ________________.

Evidenca navaja vrste osebnih podatkov, ne pa popisa osebnih podatkov posameznih oseb.

6. člen — Kategorije uporabnikov

Osebni podatki iz zbirke so bili ali bodo razkriti naslednjim kategorijam uporabnikov: ________________.

Med uporabnike sodijo tudi pogodbeni obdelovalci, ki osebne podatke obdelujejo v imenu in za račun zavezanca.

7. člen — Prenosi v tretjo državo ali mednarodno organizacijo

Podatki o prenosih osebnih podatkov v tretjo državo ali mednarodno organizacijo: ________________.

Kadar prenos temelji na drugem pododstavku prvega odstavka 49. člena Splošne uredbe, se evidenci priloži dokumentacija o ustreznih zaščitnih ukrepih.

8. člen — Rok hrambe

Predvideni rok za izbris osebnih podatkov iz te zbirke: ________________.

Rok hrambe je omejen na najkrajše možno obdobje in traja le, dokler je hramba potrebna za dosego namena obdelave, razen če drug zakon za posamezne obdelave določa rok hrambe.

Po izpolnitvi namena obdelave se osebni podatki izbrišejo, uničijo ali anonimizirajo oziroma se izvede drug postopek, ki onemogoča identifikacijo posameznika.

9. člen — Splošen opis varnostnih ukrepov

Splošen opis tehničnih in organizacijskih varnostnih ukrepov za varovanje zbirke: ________________.

Splošen opis pomeni, da konkretnih specifikacij tehnične opreme v evidenci ni treba navajati; kadar so ukrepi urejeni v internem aktu, zadošča jasen sklic nanj.

10. člen — Oblika evidence in dostopnost nadzornemu organu

Evidenca se vodi v pisni obliki, vključno z elektronsko obliko.

Zavezanec evidenco na zahtevo da na voljo nadzornemu organu, ki je v Republiki Sloveniji Informacijski pooblaščenec.

Evidenca se ne prijavlja in ne pošilja v noben register; Register zbirk osebnih podatkov pri Informacijskem pooblaščencu je prenehal delovati z uveljavitvijo Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2).

Zavezanec evidenco posodobi ob vsaki spremembi njene vsebine.

11. člen — Kraj in datum

Kraj: ________________. Datum: ________________.

Odgovorna oseba zavezanca

Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov

Ta dokument je bil brezplačno ustvarjen na spletni strani javnipodatki.si.

Na kratko

  • Evidenco dejavnosti obdelave mora voditi vsak upravljavec in vsak obdelovalec osebnih podatkov, za obdelave, za katere je odgovoren (Splošna uredba o varstvu podatkov, 30. člen).
  • Vsebino evidence za upravljavca določa prvi odstavek 30. člena Splošne uredbe: podatki o upravljavcu, nameni obdelave, kategorije posameznikov in vrste osebnih podatkov, kategorije uporabnikov, prenosi v tretje države, roki hrambe in splošen opis varnostnih ukrepov.
  • Za obdelovalca je vsebina drugačna in jo določa drugi odstavek 30. člena Splošne uredbe: podatki o obdelovalcu in o vsakem upravljavcu, v imenu katerega deluje, vrste obdelav, prenosi v tretje države in opis varnostnih ukrepov.
  • Organizacije z manj kot 250 zaposlenimi vodijo evidenco le za tiste obdelave, ki niso občasne ali pomenijo tveganje za pravice posameznikov ali vključujejo posebne vrste osebnih podatkov oziroma podatke o kazenskih obsodbah in prekrških (Splošna uredba, 30. člen, peti odstavek).
  • Evidenca se vodi v pisni obliki, vključno z elektronsko, in mora biti na zahtevo dostopna nadzornemu organu (Splošna uredba, 30. člen, tretji in četrti odstavek).
  • Kdor določi pooblaščeno osebo za varstvo osebnih podatkov, mora njene kontaktne podatke v osmih dneh vpisati v evidenco dejavnosti obdelav (ZVOP-2, 45. člen, četrti odstavek).
  • Rok hrambe se v evidenco vpiše kot najkrajše obdobje, dokler je hramba potrebna za namen obdelave, razen če rok določa drug zakon (ZVOP-2, 43. člen).
  • Register zbirk osebnih podatkov pri Informacijskem pooblaščencu je prenehal delovati z uveljavitvijo ZVOP-2, zato se evidenca nikamor ne prijavlja (ZVOP-2, 119. člen, tretji odstavek).

Pravne podlage in uradni viri

Postavke evidence izhajajo iz spodaj navedenih predpisov. Obrazec sledi vzorcema, ki ju objavlja Informacijski pooblaščenec.

Povezava na prvotno objavo zakona ne vključuje nujno poznejših sprememb. Pred uporabo preverite trenutno veljavno besedilo in datum uporabe v Pravno-informacijskem sistemu Republike Slovenije. Datum posodobitve te strani ni potrdilo o pravni ustreznosti za vaš primer.

  • Splošna uredba o varstvu podatkov, 30. člen, prvi odstavek

    Evidenca upravljavca vsebuje: naziv in kontaktne podatke upravljavca ter, kadar obstajajo, skupnega upravljavca, predstavnika upravljavca in pooblaščene osebe za varstvo podatkov; namene obdelave; opis kategorij posameznikov in vrst osebnih podatkov; kategorije uporabnikov; informacije o prenosih v tretjo državo ali mednarodno organizacijo; kadar je mogoče, predvidene roke za izbris; kadar je mogoče, splošni opis tehničnih in organizacijskih varnostnih ukrepov.

  • Splošna uredba o varstvu podatkov, 30. člen, drugi odstavek

    Evidenca obdelovalca vsebuje: naziv in kontaktne podatke obdelovalca in vsakega upravljavca, v imenu katerega deluje, ter njunih predstavnikov in pooblaščenih oseb; vrste obdelav, ki se izvajajo v imenu posameznega upravljavca; informacije o prenosih v tretjo državo ali mednarodno organizacijo; kadar je mogoče, splošni opis varnostnih ukrepov.

  • Splošna uredba o varstvu podatkov, 30. člen, tretji in četrti odstavek

    Evidenca se vodi v pisni obliki, vključno z elektronsko. Upravljavec ali obdelovalec jo na zahtevo da na voljo nadzornemu organu.

  • Splošna uredba o varstvu podatkov, 30. člen, peti odstavek

    Organizacije z manj kot 250 zaposlenimi evidenco vodijo le za obdelave, ki niso občasne ali pomenijo tveganje za pravice in svoboščine posameznikov ali vključujejo posebne vrste osebnih podatkov oziroma osebne podatke v zvezi s kazenskimi obsodbami in prekrški.

  • Splošna uredba o varstvu podatkov, 6. člen

    Določa pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov: privolitev, sklenitev ali izvajanje pogodbe, zakon, zaščita življenjskih interesov, izvajanje javne naloge in zakoniti interesi upravljavca. Navedba pravne podlage po 30. členu ni obvezna sestavina evidence, je pa priporočena.

  • Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2), 43. člen

    Rok hrambe je omejen na najkrajše možno obdobje in traja le, dokler je hramba potrebna za dosego namena obdelave, razen če rok določa drug zakon. Po izpolnitvi namena se podatki izbrišejo, uničijo ali anonimizirajo.

  • Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2), 45. člen, četrti odstavek

    Upravljavec ali obdelovalec v osmih dneh od določitve pooblaščene osebe za varstvo osebnih podatkov vpiše njene kontaktne podatke v svojo evidenco dejavnosti obdelav, kontakt javno objavi in ga sporoči nadzornemu organu.

  • Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2), 95. in 96. člen

    Z globo od 100 do 5.000 evrov se kaznuje odgovorna oseba pravne osebe, samostojnega podjetnika posameznika ali posameznika, ki samostojno opravlja dejavnost, če krši obveznosti upravljavca ali obdelovalca iz 25. do 39. člena Splošne uredbe. Pravnim osebam se globe izrekajo v višinah in razponih, ki jih določa Splošna uredba.

  • Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2), 119. člen, tretji odstavek

    Z dnem uveljavitve ZVOP-2 je prenehal delovati Register zbirk osebnih podatkov pri Informacijskem pooblaščencu; njegova vsebina je bila predana Arhivu Republike Slovenije.

Pogosta vprašanja

Ali obstaja uraden obrazec za evidenco dejavnosti obdelave?

Da. Informacijski pooblaščenec med svojimi obrazci objavlja dva — enega za upravljavce in enega za obdelovalce. Oblika obrazca ni predpisana, njegova vsebina pa je: vse postavke izhajajo iz 30. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov.

Kdo mora voditi evidenco dejavnosti obdelave?

Vsak upravljavec in vsak obdelovalec osebnih podatkov. Organizacije z manj kot 250 zaposlenimi so izvzete, vendar le za obdelave, ki so občasne, ne pomenijo tveganja za pravice posameznikov in ne vključujejo posebnih vrst osebnih podatkov ali podatkov o kazenskih obsodbah in prekrških. V praksi to pomeni, da redne obdelave, kot je vodenje kadrovske evidence, v evidenco sodijo tudi pri majhnem delodajalcu.

Koliko stane in kakšna je globa, če evidence ni?

Vodenje evidence ni povezano z nobeno takso ali plačilom, ta obrazec pa je brezplačen. Za odgovorno osebo pravne osebe, samostojnega podjetnika ali posameznika, ki samostojno opravlja dejavnost, je za kršitev obveznosti iz 25. do 39. člena Splošne uredbe — med katere spada tudi evidenca — predpisana globa od 100 do 5.000 evrov (96. člen ZVOP-2). Pravnim osebam se globe izrekajo v razponih, ki jih določa Splošna uredba (95. člen ZVOP-2).

Ali je treba evidenco poslati Informacijskemu pooblaščencu ali jo kam prijaviti?

Ne. Register zbirk osebnih podatkov, v katerega so se zbirke prijavljale po prejšnjem zakonu, je z uveljavitvijo ZVOP-2 prenehal delovati. Evidenca se hrani pri zavezancu in se nadzornemu organu predloži samo na njegovo zahtevo.

Kako dolgo evidenca velja in kdaj jo je treba posodobiti?

Evidenca ni vezana na rok veljavnosti — velja, dokler ustreza dejanskemu stanju. Posodobiti jo je treba ob vsaki spremembi, ki zadeva njeno vsebino: nova zbirka ali namen obdelave, nov pogodbeni obdelovalec, sprememba roka hrambe ali prenehanje obdelave. Za vpis kontaktnih podatkov pooblaščene osebe za varstvo osebnih podatkov velja rok osmih dni od njene določitve.

Ali je treba evidenco overiti pri notarju?

Ne. Overitve ali notarske oblike zakon za evidenco ne zahteva. Zahtevana je pisna oblika, ki je lahko tudi elektronska, in dostopnost nadzornemu organu na zahtevo.

Ali moram v evidenco vpisati osebne podatke konkretnih ljudi?

Ne. V evidenco se vpišejo vrste osebnih podatkov, na primer kontaktni podatki, finančni podatki, IP-naslov ali datum rojstva, ne pa popis podatkov posameznih oseb. Tako je Informacijski pooblaščenec pojasnil v mnenju o evidenci dejavnosti obdelave.

Ali za vsako zbirko potrebujem svojo evidenco?

Da, opis se pripravi za vsako zbirko oziroma dejavnost obdelave posebej. Zbirke se ločijo po namenih uporabe ali po zakonski podlagi, ki jih predpisuje — na primer evidenca o izrabi delovnega časa, evidenca videonadzora ali zbirka podatkov o strankah. Ta obrazec izpolnite za eno zbirko in ga za naslednjo izpolnite znova.

Sorodni dokumenti

Vsebina nazadnje posodobljena . Več dokumentov v rubriki Interni akti podjetja.