Akt o notranji poti za prijavo (zaščita prijaviteljev)

1. člen — Namen in področje uporabe

Ta akt sprejme ________________, ________________, matična številka ________________ (v nadaljnjem besedilu: zavezanec), kot notranji akt iz štirinajstega odstavka 9. člena Zakona o zaščiti prijaviteljev.

Akt opisuje notranjo pot za prijavo kršitev predpisov, ki veljajo v Republiki Sloveniji in jih je prijavitelj pridobil v svojem delovnem okolju, ter ureja postopek prejema in obravnave notranjih prijav in zaščito prijaviteljev.

Akt se uporablja za vse osebe, ki v delovnem okolju zavezanca pridobijo informacije o kršitvi, ne glede na obliko njihovega delovnega razmerja ali sodelovanja z zavezancem.

2. člen — Zaupnik

Zaupnik zavezanca je ________________, imenovan z aktom o imenovanju št. ________________.

Zaupnik prijavo preizkusi in obravnava, prijavitelju, ki ni anonimen, pa da informacije o zaščiti po Zakonu o zaščiti prijaviteljev, o postopkih za zunanjo prijavo organom za zunanjo prijavo in o nevladnih organizacijah, ki delujejo na področju zaščite prijaviteljev.

Prijavitelju, ki je deležen povračilnih ukrepov, zaupnik nudi informacije o pravnih možnostih ter mu pomaga v upravnih in sodnih postopkih tako, da mu izda potrdilo o vloženi prijavi in zagotovi dokazila iz postopka s prijavo.

Zaupnik obravnava prijavo skrbno, zaupno in samostojno ter pri tem ni vezan na navodila v posamezni zadevi.

3. člen — Kontaktni podatki za prejem prijav

Prijava se lahko poda po elektronski pošti na naslov ________________, po telefonu na številko ________________ ali po pošti na naslov ________________.

Osebna prijava je mogoča: ________________.

Elektronski predal in telefonska številka iz prvega odstavka tega člena sta namenjena izključno prejemu prijav. Dostop do njiju imata samo zaupnik in osebe, ki jih ta akt izrecno določa.

4. člen — Podaja in evidentiranje prijave

Prijava se lahko poda pisno ali ustno. Ustna prijava se evidentira z natančnim zapisom njene vsebine; s soglasjem prijavitelja se lahko tudi posname, pri prijavi po telefonu pa se po predhodnem obvestilu in s soglasjem prijavitelja lahko dokumentira s posnetkom klica.

Prijavitelju se omogoči, da zapis ustne prijave preveri, popravi in s svojim podpisom potrdi, če to želi.

Zaupnik prijavo evidentira v evidenci prijav tako, da upošteva prepoved razkritja identitete prijavitelja in zaupnost.

Evidenca prijav vsebuje podatke o prijavitelju, posredniku, povezanih osebah, osebi, ki jo prijava zadeva, in osebah, ki lahko pomagajo pri preiskavi, gradivo, ki so ga te osebe predložile, ter gradivo, ki je nastalo v postopku obravnave prijave. Osebni podatki, za katere je očitno, da niso potrebni za obravnavo prijave, se ne zbirajo.

5. člen — Preizkus prijave

Zaupnik po prejemu prijave preizkusi, ali jo je podala fizična oseba, ali se nanaša na informacije o kršitvi predpisov, ki veljajo v Republiki Sloveniji, in jih je prijavitelj pridobil v svojem delovnem okolju, ali prijavljene informacije niso očitno neresnične in ali je bila podana pred potekom dveh let po prenehanju kršitve.

Zaupnik prijavo preizkusi v sedmih dneh od njenega prejema. Če so pogoji za obravnavo izpolnjeni, prijavitelju izda potrdilo o sprejemu prijave, ki vključuje datum in čas prejema.

Če pogoji za obravnavo niso izpolnjeni ali če zaupnik presodi, da obravnava ne bi bila smotrna, ker kršitev ni imela posledic, ker posledic ni več ali so neznatne, prijavitelja v istem roku seznani z razlogi, zaradi katerih prijave ne bo obravnaval.

Pri anonimni prijavi se prejšnja odstavka uporabljata, če je prijavitelj opredelil, kam naj se pošlje potrdilo o sprejemu prijave oziroma seznanitev z razlogi.

6. člen — Obravnava prijave

Zaupnik od prijavitelja in osebe, na katero se prijava nanaša, pridobi informacije, ki so potrebne za oblikovanje predlogov ukrepov, usmerjenih v prenehanje kršitve, odpravo posledic kršitve ali preprečevanje prihodnje kršitve.

Zaupnik ukrene, kar je potrebno za prenehanje kršitve. Če za prenehanje kršitve ali odpravo njenih posledic ni pristojen, s prijavo in predlogi ukrepov seznani osebe ali notranje organizacijske enote, ki so odgovorne za odpravo kršitve.

Zaupnik konča obravnavo prijave v treh mesecih od njenega prejema s poročilom, v katerem navede, ali in iz katerih razlogov je prijava neutemeljena. Pri utemeljeni prijavi v poročilu navede predlagane in izvedene ukrepe, svoje ugotovitve o uspešnosti njihove izvedbe ter morebitne ukrepe za zaščito prijavitelja.

Zaupnik ob koncu obravnave, najpozneje pa v treh mesecih od prejema prijave, prijavitelja obvesti o utemeljenosti prijave, predlaganih in izvedenih ukrepih ter izidu postopka oziroma o stanju postopka, če ta po treh mesecih še ni končan. Ustno obvestilo se evidentira z zaznamkom v evidenci prijav.

V postopku z notranjo prijavo se določbe zakona, ki ureja splošni upravni postopek, ne uporabljajo.

7. člen — Vrstni red obravnave prijav

Zaupnik obravnava prijave po vrstnem redu prejema.

8. člen — Varovanje identitete prijavitelja in zaupnost

Nihče pri zavezancu ne sme razkriti identitete prijavitelja brez njegovega izrecnega soglasja nikomur, razen zaupniku in organu za zunanjo prijavo. Isto velja za vse druge informacije, iz katerih je mogoče neposredno ali posredno sklepati o identiteti prijavitelja.

Zavezanec kot delodajalec identitete prijavitelja ne sme ugotavljati.

Identiteta prijavitelja se sme razkriti, kadar to zahteva državni tožilec, če je to nujno potrebno zaradi preiskovanja kaznivih dejanj, ali sodišče, če je to potrebno zaradi sodnih postopkov. Pred takim razkritjem je treba prijavitelja pisno obvestiti o nameravanem razkritju z navedbo razlogov, razen če državni tožilec ali sodišče presodi, da bi tako obvestilo ogrozilo povezane preiskave ali postopke.

Kadar prijava vključuje poslovno skrivnost ali drugo zakonsko določeno tajnost, sme zavezanec te podatke uporabljati ali razkrivati le v okviru nadaljnjega ukrepanja.

9. člen — Ukrepi za preprečitev dostopa nepooblaščenim osebam

Postopek obravnave prijave je urejen tako, da omogoča popolnost, celovitost in zaupnost informacij ter nepooblaščenim osebam prepreči dostop do vsebine prijav, do podatkov o prijavitelju in do podatkov o osebah, ki jih prijava zadeva.

Elektronski predal za prijave je zaščiten z geslom, ki ga pozna samo zaupnik; pošta, naslovljena na zaupnika, se ne odpira v vložišču, temveč se neodprta izroči zaupniku.

Dokumentarno gradivo v zvezi s prijavo se hrani ločeno od drugega gradiva zavezanca, v zaklenjenem prostoru ali omari oziroma v elektronski obliki z omejenim dostopom.

Za dokumente in drugo gradivo v zvezi s prijavo se do konca postopka ne uporabljajo določbe zakona, ki ureja dostop do informacij javnega značaja. Podatki o identiteti prijavitelja tudi po koncu postopka niso informacija javnega značaja.

10. člen — Obveščanje notranjih organizacijskih enot in vodstva

Kadar zaupnik za prenehanje kršitve ali odpravo njenih posledic ni pristojen, s prijavo in predlogi ukrepov seznani osebe ali notranje organizacijske enote, ki so odgovorne za odpravo kršitve. Pri tem jim posreduje samo tiste podatke, ki so nujni za odpravo kršitve, in ne razkrije identitete prijavitelja.

Zaupnik ob upoštevanju zaščite identitete prijavitelja z ugotovitvami iz poročila seznani vodstvo zavezanca.

Osebe in organizacijske enote, ki so bile seznanjene s prijavo, zaupnika obvestijo o izvedenih ukrepih.

11. člen — Prepoved povračilnih ukrepov

Prepovedani so vsakršni povračilni ukrepi zoper prijavitelja, zlasti odpoved delovnega razmerja, suspenz pogodbe o zaposlitvi, premestitev na nižje delovno mesto, onemogočanje ali zadržanje napredovanja, prenos delovnih nalog, sprememba kraja delovnega mesta ali delovnega časa, zmanjšanje delovne obveznosti ter neizplačilo ali znižanje plače in drugih prejemkov.

Prijavitelju, ki je deležen povračilnih ukrepov, zaupnik nudi informacije o pravnih možnostih in mu pomaga v upravnih in sodnih postopkih. Glede zaščitnih ukrepov se lahko posvetuje s Komisijo za preprečevanje korupcije.

12. člen — Informiranje zaposlenih in drugih oseb v delovnem okolju

Zavezanec zagotovi enostavno in pregledno dostopne informacije o načinu uporabe notranje poti za prijavo in o tem aktu. Akt in kontaktni podatki za prejem prijav so objavljeni: ________________.

Zavezanec zagotovi tudi informacije o postopkih za zunanjo prijavo organom za zunanjo prijavo in, kadar je ustrezno, institucijam, organom, uradom ali agencijam Evropske unije.

Prijavitelj poda informacijo o kršitvi neposredno po zunanji poti, če notranja pot za prijavo ni vzpostavljena, če notranje prijave ne bi bilo mogoče učinkovito obravnavati ali če meni, da v primeru notranje prijave obstaja tveganje povračilnih ukrepov.

13. člen — Hramba podatkov

Podatki v evidenci prijav se hranijo pet let po koncu postopka, če drug zakon ne določa drugače.

Po poteku roka hrambe se osebni podatki in vsebina prijave uničijo. Evidenčni podatki o prijavi in poročilo o obravnavi prijave se lahko hranijo tudi po poteku tega roka v skladu z notranjimi pravili zavezanca.

Osebni podatki, ki so bili zbrani pomotoma in očitno niso potrebni za obravnavo prijave, se izbrišejo brez nepotrebnega odlašanja.

14. člen — Poročanje Komisiji za preprečevanje korupcije

Zavezanec do 1. marca tekočega leta za prejšnje leto poroča Komisiji za preprečevanje korupcije po elektronskem obrazcu, dostopnem na spletnih straneh komisije, o številu prejetih, anonimnih in utemeljenih prijav ter o številu obravnavanih povračilnih ukrepov, v poročilu pa navede tudi podatek o zaupniku.

Podatke za poročilo pripravi zaupnik.

15. člen — Končna določba

Ta akt začne veljati ________________.

Z dnem uveljavitve tega akta preneha veljati morebitni prejšnji notranji akt zavezanca, ki je urejal notranjo pot za prijavo.

Akt se objavi na način, določen v tem aktu, tako da je dostopen vsem zaposlenim in drugim osebam v delovnem okolju zavezanca.

16. člen — Kraj in datum

V kraju ________________, dne ________________.

Akt sprejme ________________ zavezanca ________________.