Preskoči na vsebino

Evidenca o izrabi delovnega časa

Mesečna evidenca delovnega časa za posameznega delavca, ki jo mora delodajalec voditi po 18. členu Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti. Zajema dnevne vpise prihoda in odhoda, odmora in opravljenih ur ter mesečni seštevek po vseh dvanajstih zakonskih postavkah.

BrezplačnoVnos in PDF v vašem brskalnikuObliko določa zakon

Kako poteka postopek

  1. 1

    Evidenca je obvezna za vsakega delodajalca

    Evidenca o izrabi delovnega časa je ena od štirih evidenc iz 12. člena ZEPDSV. Vodi se za vsakega delavca posebej, od dneva sklenitve pogodbe o zaposlitvi do dneva njenega prenehanja, in tudi za osebe, ki delo opravljajo na drugi pravni podlagi pod pogoji iz 2. člena zakona.

  2. 2

    Vsebino določa zakon, obliko izbere delodajalec

    Zakon v 18. členu našteva dvanajst podatkov, ki jih je treba vpisovati dnevno. Oblike ne predpisuje — evidenca je lahko na papirju, v preglednici ali v namenski aplikaciji. Ta obrazec pokriva enega delavca za en mesec.

  3. 3

    Delavca je treba mesečno obvestiti

    Delodajalec delavcu zagotavlja vpogled v podatke, ki se nanašajo nanj, in ga o podatkih za pretekli mesec pisno obvesti do konca plačilnega dne. Delavec lahko enkrat tedensko zahteva pisno seznanitev; neposreden elektronski dostop do evidence šteje za izpolnitev te obveznosti.

  4. 4

    Hramba na sedežu in trajna vrednost

    Evidenco in dokumentacijo, na podlagi katere se vpisujejo podatki, delodajalec hrani na sedežu oziroma na kraju opravljanja dela delavca. Ko se evidenca za delavca preneha voditi, se dokumenti hranijo kot listina trajne vrednosti.

Popolnoma brezplačno

Izpolnite, prenesite PDF ali natisnite dokument. Brez registracije in brez skritih stroškov.

Korak 1 od 6

Pregled korakov

Delodajalec

Več informacij

Podatki o delodajalcu, ki evidenco vodi. Kraj vodenja je po petem odstavku 19. člena ZEPDSV sedež ali kraj opravljanja dela delavca.

Zakaj je to potrebno?

Evidenca in dokumentacija se hranita na sedežu oziroma na kraju opravljanja dela delavca (19. člen, peti odstavek ZEPDSV).

Izpolnjevanje in prenos PDF potekata v brskalniku. Ob osvežitvi strani se vnosi izbrišejo.

Sprotni predogledA4 · brezplačno

Evidenca o izrabi delovnega časa

1. člen — Delodajalec

Delodajalec: ________________, ________________, matična številka ________________.

Evidenca se vodi kot ena od evidenc, ki jih delodajalcu nalaga zakon, in se hrani na naslovu: ________________.

2. člen — Delavec

Delavec: ________________, delovno mesto oziroma vrsta dela ________________, interna oznaka ________________.

Delo opravlja na podlagi ________________.

Dogovorjeni delovni čas znaša ________________, delovni čas pa je ________________.

3. člen — Obdobje in način vodenja evidence

Ta evidenca zajema obdobje ________________.

Evidenca se vodi ________________. Podatki iz naslednjih členov se vpisujejo dnevno.

4. člen — Dnevni vpisi

Za vsak dan obdobja so vpisani čas prihoda na delo in odhoda z dela, izraba in obseg izrabe odmora med delovnim časom ter opravljene in neopravljene ure:

________________

Odmor med dnevnim delom se všteva v delovni čas.

5. člen — Seštevek ur za obdobje

Skupno število ur: ________________. Opravljene delovne ure: ________________. Opravljene ure nadurnega dela: ________________.

Neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca: ________________. Neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij, delodajalcev ali organov: ________________. Neopravljene ure, za katere se nadomestilo plače ne prejema: ________________.

Število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje: ________________.

Opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa: ________________.

Uporabljene oznake vrst nadomestil in vrst opravljenega delovnega časa: ________________.

6. člen — Neenakomerna razporeditev in referenčno obdobje

Opravljene ure v neenakomerno razporejenem oziroma začasno prerazporejenem delovnem času: ________________.

Referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa: ________________. Tekoči seštevek ur v tem obdobju znaša ________________.

Pri neenakomerni razporeditvi in začasni prerazporeditvi delovni čas ne sme trajati več kot 56 ur na teden, polni delovni čas pa se upošteva kot povprečna delovna obveznost v obdobju, ki ni daljše od šestih mesecev.

7. člen — Vpogled in obveščanje delavca

Delodajalec delavcu zagotavlja vpogled v podatke iz te evidence, ki se nanašajo nanj.

Delodajalec delavca pisno obvesti o podatkih iz evidence za pretekli mesec do konca plačilnega dne. Obvestilo se lahko pošlje tudi po elektronski poti na elektronski naslov delavca, ki ga zagotavlja in uporabo nalaga delodajalec.

Delavec lahko enkrat tedensko zahteva, da ga delodajalec pisno seznani s podatki iz evidence. Za izpolnitev te obveznosti šteje tudi neposreden elektronski dostop delavca do evidence, ki ga zagotavlja delodajalec in ga delavec uresničuje brez prisotnosti delodajalca.

8. člen — Hramba

Evidenco o izrabi delovnega časa in dokumentacijo, na podlagi katere se vanjo vpisujejo podatki, delodajalec hrani na sedežu oziroma na kraju opravljanja dela delavca.

Ko se za delavca evidenca preneha voditi, se dokumenti s podatki o njem hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega organa.

9. člen — Potrditev

Za pravilnost podatkov v tej evidenci odgovarja ________________.

Kraj in datum: ________________, ________________.

Delavec — seznanitev s podatki

Odgovorna oseba delodajalca

Ta dokument je bil brezplačno ustvarjen na spletni strani javnipodatki.si.

Opozorila k tej listini — preberite pred uporabo
  • Podatke iz 18. člena ZEPDSV je treba vpisovati dnevno. Izjema je le tekoči seštevek ur iz 12. točke, ki ga delodajalec, ki evidence ne vodi elektronsko, lahko vpisuje tedensko.
  • Novela ZEPDSV-A (Uradni list RS, št. 50/23) je začela veljati 20. maja 2023, uporabljati pa se je začela 20. novembra 2023. Od tedaj evidenca obvezno vsebuje tudi čas prihoda in odhoda ter izrabo odmora.
  • Predpisanega obrazca ni. Ministrstvo za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti je v pojasnilih z dne 8. novembra 2023 zapisalo, da je delodajalec v okviru zakonskih možnosti svoboden pri izbiri načina vodenja evidence in vpisovanja podatkov vanjo.
  • Elektronsko vodenje evidence je obvezno dve leti za delodajalca, ki mu je bila pravnomočno izrečena globa po naštetih točkah 217.a člena ZDR-1 ali po 23. členu ZEPDSV (19.a člen), in za delodajalca, ki ugodi pisnemu predlogu sindikata, sveta delavcev ali delavskega zaupnika (19.b člen).
  • Nadzor nad vodenjem evidenc opravlja Inšpektorat Republike Slovenije za delo. Globa za delodajalca, ki evidence ne vodi ali delavca o njej ne obvesti, znaša od 1.500 do 20.000 evrov (23. člen ZEPDSV), za kršitve pri elektronskem vodenju pa od 3.000 do 20.000 evrov (23.a člen).
  • Evidenca vsebuje osebne podatke delavca, zato zanjo velja tudi Zakon o varstvu osebnih podatkov; podatki se smejo uporabljati le za namene, določene z zakonom.

Evidenca o izrabi delovnega časa

1. člen — Delodajalec

Delodajalec: ________________, ________________, matična številka ________________.

Evidenca se vodi kot ena od evidenc, ki jih delodajalcu nalaga zakon, in se hrani na naslovu: ________________.

2. člen — Delavec

Delavec: ________________, delovno mesto oziroma vrsta dela ________________, interna oznaka ________________.

Delo opravlja na podlagi ________________.

Dogovorjeni delovni čas znaša ________________, delovni čas pa je ________________.

3. člen — Obdobje in način vodenja evidence

Ta evidenca zajema obdobje ________________.

Evidenca se vodi ________________. Podatki iz naslednjih členov se vpisujejo dnevno.

4. člen — Dnevni vpisi

Za vsak dan obdobja so vpisani čas prihoda na delo in odhoda z dela, izraba in obseg izrabe odmora med delovnim časom ter opravljene in neopravljene ure:

________________

Odmor med dnevnim delom se všteva v delovni čas.

5. člen — Seštevek ur za obdobje

Skupno število ur: ________________. Opravljene delovne ure: ________________. Opravljene ure nadurnega dela: ________________.

Neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca: ________________. Neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij, delodajalcev ali organov: ________________. Neopravljene ure, za katere se nadomestilo plače ne prejema: ________________.

Število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje: ________________.

Opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa: ________________.

Uporabljene oznake vrst nadomestil in vrst opravljenega delovnega časa: ________________.

6. člen — Neenakomerna razporeditev in referenčno obdobje

Opravljene ure v neenakomerno razporejenem oziroma začasno prerazporejenem delovnem času: ________________.

Referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa: ________________. Tekoči seštevek ur v tem obdobju znaša ________________.

Pri neenakomerni razporeditvi in začasni prerazporeditvi delovni čas ne sme trajati več kot 56 ur na teden, polni delovni čas pa se upošteva kot povprečna delovna obveznost v obdobju, ki ni daljše od šestih mesecev.

7. člen — Vpogled in obveščanje delavca

Delodajalec delavcu zagotavlja vpogled v podatke iz te evidence, ki se nanašajo nanj.

Delodajalec delavca pisno obvesti o podatkih iz evidence za pretekli mesec do konca plačilnega dne. Obvestilo se lahko pošlje tudi po elektronski poti na elektronski naslov delavca, ki ga zagotavlja in uporabo nalaga delodajalec.

Delavec lahko enkrat tedensko zahteva, da ga delodajalec pisno seznani s podatki iz evidence. Za izpolnitev te obveznosti šteje tudi neposreden elektronski dostop delavca do evidence, ki ga zagotavlja delodajalec in ga delavec uresničuje brez prisotnosti delodajalca.

8. člen — Hramba

Evidenco o izrabi delovnega časa in dokumentacijo, na podlagi katere se vanjo vpisujejo podatki, delodajalec hrani na sedežu oziroma na kraju opravljanja dela delavca.

Ko se za delavca evidenca preneha voditi, se dokumenti s podatki o njem hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega organa.

9. člen — Potrditev

Za pravilnost podatkov v tej evidenci odgovarja ________________.

Kraj in datum: ________________, ________________.

Delavec — seznanitev s podatki

Odgovorna oseba delodajalca

Ta dokument je bil brezplačno ustvarjen na spletni strani javnipodatki.si.

Na kratko

  • Evidenco o izrabi delovnega časa vodi vsak delodajalec; je ena od štirih evidenc, ki jih zakon nalaga delodajalcem (ZEPDSV, 12. člen).
  • Podatke je treba vpisovati dnevno, ne šele ob koncu meseca (ZEPDSV, 18. člen, prvi odstavek).
  • Od 20. novembra 2023 evidenca vsebuje tudi čas prihoda na delo in odhoda z dela ter izrabo in obseg izrabe odmora (ZEPDSV, 18. člen, 8. in 9. točka).
  • Predpisanega obrazca ni: zakon določa vsebino evidence, ne njene oblike (ZEPDSV, 18. člen).
  • Evidenco je treba voditi tudi za osebo, ki dela na drugi pravni podlagi, če delo opravlja osebno in je vključena v delovni proces delodajalca (ZEPDSV, 2. člen).
  • Delodajalec delavca pisno obvesti o podatkih za pretekli mesec do konca plačilnega dne (ZEPDSV, 19. člen, četrti odstavek).
  • Evidenca in dokumentacija, iz katere se vpisujejo podatki, se hranita na sedežu oziroma na kraju opravljanja dela delavca (ZEPDSV, 19. člen, peti odstavek).
  • Globa za delodajalca, ki evidence ne vodi ali delavca o njej ne obvesti, znaša od 1.500 do 20.000 evrov, za manjšega delodajalca od 300 do 8.000 evrov (ZEPDSV, 23. člen).

Pravne podlage in uradni viri

Deli te evidence izhajajo iz spodaj navedenih predpisov.

Povezava na prvotno objavo zakona ne vključuje nujno poznejših sprememb. Pred uporabo preverite trenutno veljavno besedilo in datum uporabe v Pravno-informacijskem sistemu Republike Slovenije. Datum posodobitve te strani ni potrdilo o pravni ustreznosti za vaš primer.

  • Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti, 2. člen

    Kot delavec se šteje tudi oseba, ki na kakršnikoli drugi pravni podlagi opravlja delo za delodajalca ali opravlja samostojno poklicno, kmetijsko ali drugo dejavnost, pod pogojem, da ga opravlja osebno in je vključena v delovni proces delodajalca ali pretežno uporablja sredstva za delo, ki so del delovnega procesa delodajalca, ter oseba, ki pri delodajalcu opravlja delo zaradi usposabljanja.

  • Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti, 12. člen

    Delodajalci vodijo evidenco o zaposlenih delavcih, evidenco o stroških dela, evidenco o izrabi delovnega časa in evidenco o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu.

  • Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti, 18. člen

    Delodajalec dnevno vpisuje dvanajst podatkov: število ur, skupno število opravljenih ur s polnim in krajšim delovnim časom, nadure, neopravljene ure z nadomestilom v breme delodajalca oziroma drugih, neopravljene ure brez nadomestila, ure na delih z zavarovalno dobo s povečanjem, čas prihoda in odhoda, izrabo in obseg odmora, ure v posebnih pogojih dela, ure v neenakomerno razporejenem ali začasno prerazporejenem delovnem času in tekoči seštevek ur v referenčnem obdobju. Kdor evidence ne vodi elektronsko, lahko tekoči seštevek vpisuje tedensko.

  • Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti, 19. člen

    Evidenca se vodi od sklenitve do prenehanja pogodbe o zaposlitvi, dokumenti pa se hranijo kot listina trajne vrednosti. Delodajalec delavcu zagotavlja vpogled in ga pisno obvesti o podatkih za pretekli mesec do konca plačilnega dne; delavec lahko enkrat tedensko zahteva pisno seznanitev. Evidenco in dokumentacijo delodajalec hrani na sedežu oziroma na kraju opravljanja dela delavca.

  • Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti, 19.a člen

    Delodajalec dve leti vodi evidenco elektronsko, če mu je bila pravnomočno izrečena globa po naštetih točkah 217.a člena ZDR-1 ali po 23. členu tega zakona; začeti mora v treh mesecih od pravnomočnosti odločbe. Naknadna sprememba podatka elektronske evidence mora vsebovati razlog spremembe in čas vpisa spremembe.

  • Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti, 19.b člen

    Sindikat pri delodajalcu, sicer svet delavcev ali delavski zaupnik, lahko poda pisni predlog za uvedbo elektronskega vodenja evidence; delodajalec se mora do njega opredeliti v 30 dneh, zavrnitev pisno utemeljiti in o njej obvestiti inšpektorat, pristojen za delo. Če predlogu ugodi, začne evidenco voditi elektronsko v treh mesecih.

  • Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti, 19.c člen

    Za izpolnitev obveznosti pisnega obvestila šteje tudi neposreden elektronski dostop delavca do evidence, ki ga zagotavlja delodajalec. Delavec ta dostop uresničuje brez prisotnosti delodajalca.

  • Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti, 23. člen

    Globa od 1.500 do 20.000 evrov za delodajalca, ki evidenc ne vodi, hrani ali posodablja, ki vanje vpiše neresnične ali nepopolne podatke, ki delavca pisno ne obvesti o podatkih iz evidence ali ki evidence in dokumentacije ne hrani. Za manjšega delodajalca od 300 do 8.000 evrov, za delodajalca posameznika od 150 do 1.200 evrov, za odgovorno osebo od 150 do 2.000 evrov.

  • Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti, 23.a člen

    Globa od 3.000 do 20.000 evrov za delodajalca, ki ne vodi evidence elektronsko, kadar je to obvezno, ki se ne opredeli do predloga za uvedbo elektronskega vodenja ali o zavrnitvi predloga ne obvesti Inšpektorata Republike Slovenije za delo.

  • Zakon o delovnih razmerjih, 143. člen

    Polni delovni čas ne sme biti daljši od 40 ur na teden; z zakonom ali kolektivno pogodbo se lahko določi krajši polni delovni čas, vendar ne manj kot 36 ur na teden.

  • Zakon o delovnih razmerjih, 144. člen

    Nadurno delo lahko traja največ osem ur na teden, 20 ur na mesec in 170 ur na leto, s pisnim soglasjem delavca skupaj največ 230 ur na leto. Delovni dan lahko traja največ deset ur. Nadurno delo delodajalec odredi pisno, praviloma pred začetkom dela.

  • Zakon o delovnih razmerjih, 148. člen

    Pri neenakomerni razporeditvi in začasni prerazporeditvi delovni čas ne sme trajati več kot 56 ur na teden, polni delovni čas pa se upošteva kot povprečna obveznost v obdobju, ki ni daljše od šestih mesecev. O začasni prerazporeditvi mora delodajalec delavce pisno obvestiti najmanj en dan prej.

  • Zakon o delovnih razmerjih, 154. člen

    Delavec, ki dela polni delovni čas, ima med dnevnim delom pravico do 30-minutnega odmora; ta se všteva v delovni čas in se lahko določi šele po eni uri dela in najkasneje eno uro pred koncem delovnega časa.

Pogosta vprašanja

Ali obstaja uraden obrazec za evidenco o izrabi delovnega časa?

Ne. Zakon predpisuje vsebino evidence — dvanajst podatkov iz 18. člena ZEPDSV — ne pa njene oblike. Ministrstvo za delo je v pojasnilih z dne 8. novembra 2023 zapisalo, da je delodajalec pri izbiri načina vodenja evidence in vpisovanja podatkov svoboden.

Kako pogosto je treba vpisovati podatke v evidenco?

Dnevno. Prvi odstavek 18. člena ZEPDSV določa, da delodajalec podatke vpisuje dnevno; izjema je le tekoči seštevek ur iz 12. točke, ki ga delodajalec, ki evidence ne vodi elektronsko, lahko vpisuje tedensko.

Za koga vse mora delodajalec voditi evidenco delovnega časa?

Za vsakega delavca v delovnem razmerju in tudi za osebo, ki delo opravlja na kakršnikoli drugi pravni podlagi, če ga opravlja osebno in je vključena v delovni proces delodajalca ali pretežno uporablja njegova sredstva za delo, ter za osebo, ki pri delodajalcu opravlja delo zaradi usposabljanja (2. člen ZEPDSV).

Ali je treba evidenco voditi elektronsko?

Ne na splošno. Elektronsko vodenje je obvezno dve leti za delodajalca, ki mu je bila pravnomočno izrečena globa zaradi naštetih kršitev po ZDR-1 ali po ZEPDSV (19.a člen), in za delodajalca, ki ugodi pisnemu predlogu sindikata, sveta delavcev ali delavskega zaupnika (19.b člen).

Do kdaj mora delodajalec delavcu izdati obvestilo o urah?

Do konca plačilnega dne za pretekli mesec. Delavec lahko poleg tega enkrat tedensko zahteva pisno seznanitev s podatki iz evidence; za izpolnitev obveznosti šteje tudi neposreden elektronski dostop do evidence, ki ga zagotavlja delodajalec (19. in 19.c člen ZEPDSV).

Kako dolgo je treba evidenco hraniti?

Trajno. Dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se evidenca preneha voditi, se hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega organa (19. člen, drugi odstavek ZEPDSV).

Koliko znaša globa, če delodajalec evidence ne vodi?

Od 1.500 do 20.000 evrov za delodajalca pravno osebo, samostojnega podjetnika ali posameznika, ki samostojno opravlja dejavnost, od 300 do 8.000 evrov za manjšega delodajalca, od 150 do 1.200 evrov za delodajalca posameznika in od 150 do 2.000 evrov za odgovorno osebo (23. člen ZEPDSV). Za kršitve pri elektronskem vodenju veljajo globe iz 23.a člena.

Ali je ta obrazec brezplačen?

Da, v celoti in brez registracije. Kar vpišete, ostane v vašem brskalniku — obrazec nima strežniškega dela in podatkov ne shrani in ne pošlje.

Sorodni dokumenti

Vsebina nazadnje posodobljena . Več dokumentov v rubriki Interni akti podjetja.